Cara Mudah Wujudkan Sistem Kantor Tanpa Kertas

Sampai saat ini kegiatan surat-menyurat masih saja menggunakan kertas. Disposisi surat menggunakan kertas ini tentu memiliki dampak, salah satunya ialah besarnya biaya pengeluaran untuk kertas. Berlatar belakang persoalan itulah, empat mahasiswa Fakultas Teknik UMY berkeinginan membantu tiap institusi untuk lebih memanfaatkan teknologi masa kini demi mengurangi penggunaan kertas.

Mereka adalah Kholis Arohman, Faizal Muhammad, Muhammad Alim, dan Rohmana Zulfa. Mereka berhasil mengembangkan sebuah sistem disposisi surat yang memanfaatkan teknologi berbasis website.” Tujuan pembuatan sistem disposisi surat konvensional ke websiteini adalah untuk mempermudah institusi dan mewujudkan paperless office system,” ujar Alim.

Alim menerangkan, dia dan teman-temannya sendiri juga mengalami persoalan penggunaan kertas yang terlampau banyak. Salah satunya yang terjadi yaitu di Fakultas Teknik UMY sendiri. Kinerja fakultas yang berhubungan dengan kegiatan administrasi surat-menyurat tak jarang terjadi masalah. Mulai dari surat yang hilang dan rusak, hingga masalah penyimpanan arsip dalam bentuk fisik yang menyulitkan untuk mencari saat dibutuhkan.

“Dengan kemajuan teknologi yang ada saat ini, tak salah jika kami mencoba mencetuskan penggunaan disposisi surat yang dalam bentuk konvensional diubah ke dalam bentuk website,” katanya. Rohmana menambahkan, kemajuan teknologi tentu seharusnya juga dapat dimanfaatkan dan berguna bagi masyarakat, terutama untuk institusi.

WebDisporit mereka tentunya memiliki kelebihan-kelebihan yang lain, salah satunya yaitu mempermudah atasan ketika memberikan surat kepada anggotanya. “Selain itu, kami juga menyiapkan fitur-fitur yang sangat dibutuhkan misalnya dalam bidang pengarsipan. Dalam webini kami juga membantu institusi dalam bentuk pengarsipan, sehingga ini akan mempermudah useratau pengguna ketika mencari surat yang sudah lama.

Untuk penyimpanan data atau arsip surat, kami juga menyediakan muatan 30 GB,” ujarnya. Dikatakan Rohmana, mereka berharap Disporit bisa menjadi sistem untuk benarbenar mewujudkan sistem kantor tanpa kertas. Namun karya mereka tersebut juga bukan berarti menghapuskan penggunaan kertas secara langsung.

“Artinya, ketika ada masalah sistem dari webtersebut, yakita tetap menggunakan kertas. Jadi, Disporsit ini hanya mengurangi dampak penggunaan kertas bukan menghapuskan penggunaan kertas,” katanya. Keunggulan lain adalah sistem Disporit ialah bisa terintegrasi ke email masingmasing user.

Sehingga ketika ada surat masuk yang dikirimkan oleh atasan, secara otomatis ternotifikasi di email orang yang dituju. Selain itu, softwareDisporit juga menyediakan fitur “cari” dan fitur “export” ke Excel. ”Jadi misalnya ketika ada laporan pertanggungjawaban, kita langsung bisa pindahkan ke Excel.

Dari sana kita bisa cek siapa pengirimnya dan tanggal berapa melakukan proses export-nya. Tentu ini akan mempermudah jika atasan membuthkan bentuk pertanggungjawaban dalam hal surat-menyurat. Jadi, data yang tercantum tidak bisa dimanipulasi oleh siapa pun,” paparnya.

Ratih Keswara
Yogyakarta