Kantor Arsip KBB Memprihatinkan, Dokumen Penting Rawan Rusak

BANDUNG BARAT - Kondisi Kantor Arsip pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan , Kabupaten Bandung Barat (KBB), yang ada di kompleks Pemda KBB sangat memprihatinkan. Selain minim sarana pendukung, kondisi kantor juga rawan rusak dan dicuri karena menyatu dengan lingkungan warga.



"Kondisi kantor arsip masih jauh dari ideal, masih banyak kekurangan, bahkan rawan pencurian. Ruang penyimpanan belum pakai tralis, padahal posisinya berbatasan dengan permukiman warga," kata Kabid Arsip, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, KBB, Tajudin, Senin (4/4/2022).

Dia menuturkan, sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip kedaerahan yang sangat penting semestinya fasilitas sarana dan prasarana di kantor arsip bisa mendukung. Namun faktanya saat ini ruangan penyimpanan arsip yang ada masih belum sesuai dengan standar kearsipan.

Seperti belum adanya temperatur pengatur suhu ruangan, alarm tanda bahaya kebakaran, alat pembasmi hama, hingga tidak adanya alat pemadam api ringan (Apar). Padahal itu menjadi standar ruang penyimpanan arsip, mengingat ada perlakuan khusus terhadap tinta dalam kertas agar tidak rusak.

"Arsip di sini adalah arsip daerah yang semuanya asli (orisinil) bukan duplikat. Agar tinta dalam kertas tidak luntur, ada yang harus disimpan dalam suhu ruangan empat derajat selsius," terangnya.

Diakuinya pola pengelolaan arsip ini tidak mudah karena ada perlakuan khusus. Arsip sendiri diklasifikan menjadi arsip aktif jumlahnya sekitar 30 persen, arsip inaktif 25-30 persen, arsip vital 5 persen, arsip statis 5-10 persen, dan sisanya arsip yang bisa dimusnahkan. Jenisnya bisa arsip soal kebudayaan, sejarah KBB, sekolah, situs peninggalan, dan lain-lain.

Hanya saja, lanjut dia, hingga saat ini pemahaman dari setiap ODP dan intervensi pimpinan juga masih kurang. Sebab keberadaan kantor arsip kerap dipandang sebelah mata. Bahkan hingga kini dari sekitar 28 OPD yang ada di lingkungan Pemda KBB, baru 9 OPD yang sudah menitipkan arsip-arsip pentingnya ke kantor arsip.

Yakni Satpol PP, Disparbud, Dinas Pertanian, Ketahanan Pangan, Dinas Pendidikan, Inspektorat, Badan Keuangan dan Aset Daerah, Dinas PUTR, dan Komisi Pemilihan Umum KBB. Padahal seharusnya semua OPD, pemerintah kecamatan, desa, dan institusi swasta, perusahaan, dan individu juga bisa menyimpan arsip pentingnya di kantor arsip.

"Idealnya untuk menjadikan kantor arsip sesuai standar membutuhkan anggaran sekitar Rp1,5 miliar. Itu termasuk dengan Rool O Pack (penyimpanan arsip) yang saat ini baru ada tujuh dan fasilitas pendukung lainnya," pungkasnya.